01 · Le contexte
Le coût caché des tâches répétitives pour un entrepreneur indépendant
Manon sélectionne des modèles pour des campagnes publicitaires, des magazines et des défilés. Elle mène 3 à 4 castings par mois, seule.
Chaque casting suit le même déroulé : réception du brief, envoi aux agences de mannequins, collecte des propositions, sélection, puis remise d'une présentation au client. Une partie de ce travail relève de son expertise. Une autre partie est ce qu'elle décrit elle-même comme des tâches « redondantes, mais nécessaires ».
Pour un entrepreneur indépendant, ces tâches ont un coût qui dépasse le temps passé. Chaque heure consacrée à la mise en forme est une heure retirée à la prospection, à la stratégie ou à un nouveau client.
02 · Étape 1
Cartographier ses process avant d'automatiser
Avant de développer quoi que ce soit, nous avons décomposé un casting en étapes et mesuré le temps que Manon consacrait à chacune.
Une étape ressortait nettement : la présentation client. Elle exigeait au minimum 4 à 5 heures par casting, consacrées à vérifier chaque lien, choisir chaque photo et mettre en page chaque document. C'était l'étape la plus longue, et celle qui faisait le moins appel à son regard de directrice de casting.
C'est le critère que nous appliquons à chaque mission. La sélection des modèles, cœur de son métier, reste entièrement entre ses mains.
Automatiser en priorité ce qui prend beaucoup de temps et peu de jugement.
03 · Étape 2
Une plateforme sur-mesure plutôt qu'un empilement d'outils
Beaucoup d'offres d'automatisation consistent à relier des outils existants entre eux. Le résultat fonctionne, mais le travail reste dispersé entre plusieurs applications.
Nous avons fait un autre choix : une plateforme unique, construite autour du process de Manon et organisée en trois espaces, ses agences, ses clients et ses projets.
- 01
Du brief aux agences
Manon saisit le brief client, et les e-mails destinés à ses agences sont rédigés automatiquement.
- 02
Une page par casting
Les modèles retenus, leurs agences et leurs liens sont réunis au même endroit.
- 03
La présentation client générée
Le document remis au client se construit à partir de sa sélection.
- 04
La confirmation pré-rédigée
Dès que le client choisit, l'e-mail à l'agence est prêt.
L'outil s'adapte à ses habitudes, et non l'inverse. Manon ne souhaitait pas imposer de formulaire à ses clients pour recevoir leurs briefs ; la plateforme n'en impose aucun.
04 · Les résultats
15 minutes au lieu de 4 à 5 heures
Ce temps, Manon le réinvestit dans son activité : prendre davantage de projets, prospecter de nouveaux clients, travailler sa stratégie et lancer un projet parallèle autour du casting IA. « Aujourd'hui, je peux travailler sur plusieurs projets en même temps. »
Elle anticipe aussi un gain de réactivité auprès de ses clients, qui lui permettra de mener plusieurs castings de front sans rien céder sur la qualité du rendu.
Une tâche vous prend des heures chaque semaine ?
Réserver un appel05 · L'accompagnement
« Écoutée, comprise » : ce que change l'accompagnement
Une plateforme sur-mesure ne vaut que par la compréhension du métier qui la précède. C'est ce que Manon retient en premier.
Interrogée sur ce que nous pourrions améliorer, elle souligne un accompagnement efficace et des délais courts : « Rien à redire ! » Et à une consœur qui hésiterait, elle répond sans détour : « Fonce ! En tant qu'entrepreneur, on est sur tous les fronts. Cet outil est un gain de temps essentiel qui permet de se concentrer sur le fond. »
J'utilise quotidiennement l'outil qu'Elma Lab a conçu pour mon travail. Elles ont développé une plateforme sur-mesure qui me permet de ne plus passer des heures sur des tâches redondantes, mais nécessaires. Dès le départ, j'ai eu la sensation d'être écoutée, comprise. Chacun de mes besoins a été identifié, puis solutionné grâce à des outils performants. Le résultat : un gain de temps considérable et une charge mentale diminuée. Je recommande vivement.
06 · Pour vous
Comment savoir si vos process peuvent être automatisés
La plupart des entreprises ont leur propre « présentation client » : une tâche qui revient à chaque dossier, qu'on ne peut pas omettre et qui ne demande pas de jugement. Trois questions permettent de la repérer.
- 1Quelle étape répétez-vous à l'identique pour chaque client ou chaque projet ?
- 2Combien de temps vous prend-elle réellement, mesuré et non estimé de mémoire ?
- 3Met-elle en forme une décision déjà prise, ou est-ce là que vous décidez ?
Si une tâche est fréquente, longue et ne fait que mettre en forme une décision, elle est une excellente candidate à l'automatisation. Pour aller plus loin, voir notre méthode pour choisir quelles tâches automatiser en premier.
07 · La méthode
La méthode Elma Lab, étape par étape
- 1
Audit de votre activité
Nous cartographions vos process et mesurons où part votre temps.
- 2
Maquette validée avec vous
Vous voyez la plateforme avant qu'elle soit construite.
- 3
Construction et intégration
Nous développons la plateforme, y intégrons vos données et ajoutons l'IA là où elle fait gagner du temps.
- 4
Documentation et suivi
Vous êtes autonome, et nous restons disponibles pour faire évoluer l'outil si vous le souhaitez.
08 · FAQ
Questions fréquentes
Les tâches récurrentes qui suivent toujours la même logique : rédaction d'e-mails types, préparation de documents clients, relances, compilation d'informations. Chez Manon, la préparation des présentations client est passée de 4 à 5 heures à 15 minutes.
Non. Manon travaille seule et gère 3 à 4 castings par mois. C'est précisément pour les entrepreneurs indépendants, qui sont « sur tous les fronts », que chaque heure récupérée compte le plus.
Non. La plateforme est conçue à partir de votre process existant. Manon conserve ses habitudes, comme la réception de briefs libres de la part de ses clients.
Cela dépend de votre activité, c'est pourquoi chaque mission commence par un audit. Manon récupère 3 à 4 heures par semaine.